¿Cómo hacer que el trabajo en equipo sea más efectivo?

Álvarez et. al. Alumnos de Ing. Mecatrónica K1 CETYS 2017

Invertir tiempo y recursos en mejorar la colaboración de un equipo de trabajo es muy importante. Nunca es demasiado. Esta inversión redunda en beneficios a corto, mediano y largo plazo. Para las personas, los resultados y las posibilidades de futuras colaboraciones. ¿Pero cómo desarrollar esta colaboración exitosa? Un grupo de estudiantes de Ingeniería (Mecatrónica CETYS 2017) emprende el aprendizaje sobre la colaboración, construyendo este escrito, colaborativamente… Aquí, tres propuestas del equipo de noveles ingenieros, con base en su propia y creciente  experiencia. Aprenden a nadar, nadando.

Imagen Vgrenon 2017, Pixabay Creative Commons

La buena comunicación es imprescindible

El proceso de la colaboración informática efectiva comienza desde la recopilación de datos organizados, de tal manera que sean accesibles y fáciles de entender para el resto del equipo. Idealmente un equipo óptimo con buena organización documental ha de ser capaz de acceder a la información de  manera independiente, sin importar su horario o localización, además de poder compartir y colaborar con la finalidad de conseguir entregas fiables y concretas.

Uno de los grandes retos logísticos al comenzar un nuevo proyecto es que, a medida que en un proyecto se recurra a procesos manuales surgen varios documentos y archivos sueltos, lo que conlleva a costos adicionales y contratiempos imprevistos, a su vez ocasiona pérdida de la integridad de los datos, reprocesos y disputas. (SeaMaster Solutions, s.f.)  La comunicación es una de las capacidades básicas necesarias para la colaboración, entre otras están, de acuerdo a Mayer (cfr. Mayer, 1992, en Dawe 2002, 20) :

• Recabar, analizar y organizar la información.

• Planear y organizar actividades.

• Trabajar con otros y en equipo.

• Resolver problemas.

• Usar la tecnología.

Con base en los criterios previamente descritos, es indispensable la adquisición de habilidades y competencias que posibiliten el trabajo en equipo, evitando el individualismo y la competencia mutua. (Mendoza, I., 2013)

La delegación de tareas es en sí una labor estratégica

Todos hemos realizado distintos proyectos en equipo a lo largo de nuestra vida escolar y laboral, a pesar de  esto, todavía no aprendemos a colaborar de manera adecuada.Muchas veces una sola persona o el ‘Jefe del equipo’ realiza todo el trabajo, pero es importante delegarle el trabajo a los demás para reducir la cantidad de trabajo y además de que “ Hay más posibilidades de obtener los resultados deseados si delegas trabajo, siempre dos mentes funcionan mejor que una”.(Mesa editorial Merca2.0, 2014)

Otra cosa que nos suele pasar cuando realizamos un trabajo en equipo es que a la hora de la investigación " comienzan a aparecer documentos y archivos compartidos por todos lados.” (SeaMaster Solutions, s.f.) y eso entorpece la digestión de la investigación documental, por ende el trabajo final queda con bases muy pobres.

Aquí es cuando debemos de darnos cuenta que no todos están hechos para la parte de la investigación o para la organización de datos, si no que cada quien es distinto y debemos “seleccionar a las personas con las aptitudes más adecuadas para conformar el equipo, se deben identificar primero cuáles son las competencias requeridas para desempeñar satisfactoriamente los roles que se definieron"(OCC Mundial,2016) cuando es posible porque hay otras ocasiones en las que uno no puede escoger los integrantes del equipo y está forzado a trabajar con personas que se podrían considerar no muy productivas y para esto hay que "...saber manejar su personalidad en particular y ayudar en su desarrollo profesional para que sus cualidades se conviertan en una fuerza para el equipo."(DeCazalet R.,2013) por ejemplo si hay una persona muy tímida en el equipo y no está aportando mucho podria ser util para estar de observadora y eso ayudaría a detectar problemas a lo largo del trabajo, en otros casos cuando alguien es muy platicador y está interrumpiendo se puede aprovechar como alguien investigador, se puede buscar el fuerte con cada uno.

Aprendiendo a delegar bien las tareas a las personas adecuadas podemos conseguir un mejor trabajo.

Para bien o para mal, hay que tomar en cuenta la sinergia del equipo

“Desde la óptica organizacional se justifica porque se reúnen habilidades más allá de las que un individuo puede adquirir, se crea sinergia (desempeño superior a la suma de los desempeños individuales), se da mayor compromiso y desarrollo de los empleados (querer hacerlo versus tener que hacerlo), se libera tiempo de los jefes para las decisiones estratégicas, se da mayor comunicación entre los niveles de la organización, se incrementa la eficiencia en la toma de decisiones, se da mayor flexibilidad para asumir cambios, se da aprendizaje de la organización y se incrementa la creatividad.”

(Franco & Velásquez, 2000).

Según estos autores, el trabajar en equipo representa muchas ventajas, por ejemplo, se cuenta con más talentos y habilidades de los que una sola persona puede adquirir, lo que permite realizar actividades en un mayor espectro. A partir de esto, parte el concepto de sinergia, lo cual la colaboración entre varias personas para un fin común. Según los autores, esto implica un desempeño superior a la suma de los individuales, sin embargo, en la práctica no siempre resulta eficaz.

Trabajar en equipo puede resultar estresante y poco productivo si se intenta repartir el trabajo equitativamente, ya que se limita la capacidad de unos individuos para aportar más al trabajo, o se les exige a otros individuos, más de lo que pueden aportar. Es necesario que cada persona aporte lo que crea que pueda ofrecer, sin caer en la improductividad. En la siguiente cita, Jaramillo menciona que ciertos miembros del equipo tienen capacidades para realizar tareas diferentes, por lo que no se puede repartir equitativamente el trabajo.

“Para formar un equipo de trabajo es necesario considerar no sólo las capacidades intelectuales de sus posibles miembros, sino también las características socio-psicológicas y de personalidad de cada componente. Ciertos equipos se forman para realizar tareas concretas, otros para asesorar y otros para gestionar.” (Jaramillo Solorio, 2012)

Jaramillo menciona que ciertos miembros del equipo tienen capacidades para realizar tareas diferentes, por lo que no se puede repartir equitativamente el trabajo. A partir de esto, se puede establecer que el trabajo en equipo puede ser un arma de doble filo, pues si los miembros se logran organizar bien, se puede incrementar la productividad, pero si no hay una buena cohesión entre todos, principalmente por las distintas habilidades y capacidades de cada uno, puede resultar en un decremento de la efectividad

Al trabajar en equipo puede parecer un gran reto, pero con la organización correcta, y que todos los integrantes tengan una buena comunicación, para la correcta división de trabajo, y el trabajo en equipo puede ser una ventaja para el incremento de conocimiento de cada individuo, y aunque al principio podría resultar estresante, el resultado total de este tipo de ejercicios puede ser extremadamente benéfica para todos.Y con esto concluimos

que aunque el proceso pueda resultar complicado, el resultado final es completamente satisfactorio para el que recibe la información final y al que la redacta.

Referencias

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